GESTÃO DE CADASTROS
UMA EMPRESA QUE CRESCEU POR AQUISIÇÃO, COM UMA PLATAFORMA PARA CADA BU
A Arco cresceu por aquisição, e cada BU trazia a sua própria plataforma de cadastro de escolas, alunos, professores e responsáveis.
O objetivo do projeto era entender por onde a gente poderia começar a consolidar tudo em um lugar só. Foi um dos meus primeiros projetos cross de unificação.
A MESMA COISA TINHA UM NOME DIFERENTE EM CADA PLATAFORMA
Cada plataforma tinha uma estrutura acadêmica própria, com nomes e hierarquias diferentes para as mesmas coisas. Sem entender onde essas estruturas se encontravam e onde divergiam de verdade, não dava para propor uma base única de cadastro sem quebrar a operação das escolas que já usavam cada sistema.
Estruturas acadêmicas distintas
Hierarquias próprias em cada plataforma, com regras e perfis diferentes.
Vocabulário desencontrado
Nomes diferentes para as mesmas entidades travavam qualquer discussão de solução.
Risco para a escola
Unificar sem entender as divergências quebraria a operação de quem já usava cada sistema.
CONDUZI O DISCOVERY E A DEFINIÇÃO DO ESCOPO DO MVP
Trabalhei em dupla com a PM do começo ao fim, com a Consultoria Pedagógica como principal stakeholder. Cada etapa foi construída em conjunto, da investigação ao recorte do MVP.
Mapeei as estruturas acadêmicas lado a lado
Comparei, em dupla com a PM, a estrutura acadêmica das três BUs, com as regras, os campos de cada cadastro e os perfis de usuário de cada uma, para enxergar onde existia terreno comum para uma plataforma única.
A jornada macro do ano letivo e as telas de turmas de cada BU, lado a lado, com o benchmark ao lado.
Os campos de cada cadastro comparados entre as três plataformas: turma, aluno, professor, colaborador e família.
Os perfis e as permissões de cada unidade, com o que cada um faz e se tem vínculo com turma.
Separei o que a gente sabia do que estava supondo
Montamos a Matriz CSD junto com o time para separar certezas, suposições e dúvidas. Boa parte das dúvidas era de operação escolar, não de interface, então trouxemos a Consultoria Pedagógica para dentro desde essa etapa.
Mapeei a jornada e os fluxos dentro de uma Design Sprint
Essa etapa aconteceu dentro de uma Design Sprint e de uma inception, com o time todo na mesma sala.
Começamos pelo exercício de é, não é, faz e não faz, que vem do Lean, para delimitar o que a plataforma seria e o que ela nunca seria. Depois montamos a árvore de oportunidades, pesando as possibilidades de login e de reset de senha uma a uma.
Com o recorte em pé, desenhamos a jornada macro do ano letivo e destrinchamos o cadastro em quatro cenários: o individual, a importação em massa, a geração de chave em lote e o reset de senha.
O exercício de é, não é, faz e não faz, feito em vinte minutos com o time, separando substantivos de verbos.
As oportunidades de padronização, com as possibilidades de login e de reset de senha pesadas em vantagens e desvantagens.
O fluxo de resetar a senha de um aluno, do menu até o aviso de senha criada, com a regra de cada passo.
O fluxo de gerar chave de acesso em lote, com o limite por série e as dúvidas que ficaram abertas.
Os cenários de localizar e atualizar um aluno e de criar um novo manualmente, com os campos obrigatórios e opcionais marcados.
Fechei a primeira leitura do MVP
Depois da sprint, voltamos e refinamos os fluxos tela a tela, com as definições, os estados de erro e as dúvidas que ficavam abertas em cada um.
Antes de fechar, rodei um critique com o time. Subi o protótipo navegável e abri espaço para todo mundo comentar em post-it, do elogio à sugestão de melhoria.
Fechamos a primeira leitura do que entrava no MVP e do que ficava para depois. Essa visão seguiria para teste, mas eu saí do time antes dessa etapa.
O fluxo de adicionar e visualizar coordenador, com as definições, os próximos passos e as dúvidas abertas em cada tela.
O fluxo de adicionar estudante, com os estados de erro, os tooltips e os retornos de cada ação.
A listagem de estudantes, com filtros, configurações por aluno e o estado vazio.
O critique com o time: o protótipo navegável no centro e espaço aberto para todo mundo comentar em post-it, do elogio à sugestão de melhoria.
O MAPEAMENTO FICOU COMO BASE PARA A CONTINUIDADE
Deixei a primeira leitura do MVP fechada: as estruturas das três BUs comparadas, os fluxos de cadastro desenhados e o protótipo navegável da visão única. O projeto seguia para a validação com a Consultoria Pedagógica quando saí do time, e tudo ficou documentado para quem assumiu depois.
Terreno comum identificado
Ficou claro onde as estruturas das BUs se encontravam e onde divergiam.
Escopo de MVP definido
O story mapping deu a leitura do que entrava primeiro.
Documentação entregue
Deixei o mapeamento, os fluxos e o story mapping documentados para quem seguiu.
O protótipo navegável da visão única de cadastro, com turmas, estudantes, docentes e outros perfis no mesmo lugar.
Uma versão de como as evoluções poderiam seguir, com o acompanhamento dos cadastros na visão geral.
APRENDIZADOS
O difícil não é a tela, é o vocabulário comum
Enquanto cada plataforma chamava a mesma coisa por um nome diferente, qualquer discussão de solução travava.
As respostas estavam na rotina da escola
Trazer a Consultoria Pedagógica desde a Matriz CSD foi o que destravou o projeto, porque o que a gente precisava saber não estava no produto.